בניית מסד הנתונים הנה מלאכה פשוטה יחסית אך יחד עם זאת על מנת להבין את צרכיי העסק ואת תהליכי העבודה יש להקדיש לכך מספר פגישות המלוות בהדרכה של התוכנה. כבר בפגישה הראשונה התוכנה מוכנה וכל הבקשות מתבצעת על המקום ובאופן מיידי. יחד עם זאת מומלץ להתנסות  עם התוכנה על מנת ללמוד אותה ולחשוב על תרחישים שונים ותהליכי עבודה שישקפו ויקלו על תהליכי העבודה בארגון. למרות שבניית מסד הנתונים יכולה להימשך מספר דקות בלבד מבחינה טכנולוגית, ההבנה והגעה לרמות גבוהות מצריכה מספר פגישות של לימוד ושיפור תהליכי העבודה. צרכים בסיסיים ניתנים לביטוי מיידי, היכולת לשפר תהליכי עבודה בסיוע טכנולוגיה מתקדמת מאפשרת קבלה של  אפיון מערכת משובחת – עובדה שתקל על ההטמעה והעבודה במערכת. מערכת המותאמת לתהליכי העבודה של הארגון מעלה עד מאוד את הסיכויים לבצע הטמעה במערכת בזמנים קצרים יותר ותוך צמצום עלויות מיותרות.במערכות CRM מסורתיות מבוצע אפיון בכתב של צרכי המערכת. אפיון זה הנו מורכב ונמשך פרק זמן ארוך יחסית. הסיבה לאפיון באופן זה, מעבר לריכוז הצרכים הבסיסיים של הארגון, נובע מהעלות הגבוהה של פיתוחים במערכת. אפיונים אלה למרות החשיבה המרובה שהשקיעו בה הרי שהם ברמה בסיסית בלבד. תהליכי החשיבה באפיון מסוג זה הנם מוגבלים מכיוון שהכלים העומדים לרשותכם לתהליך האפיון הנם מוגבלים.  Reach-Out מאפשרת ביטוי מיידי של צרכי האפיון ולכן מאפשרת להגיע לרמה גבוהה יותר של אפיון בזמן קצר ביותר. כל רעיון מיושם מיידית בפועל. מכאן נובעת היכולת לשפר את תהליך האפיון ולבצע את התיקונים מיידית. טכנולוגיה זו תורמת לצמצום עלויות באופן משמעותי. בפרויקט של Reach-Out אפיון בכתב מראש מעבר לדרישות הבסיסיות ביותר של השדות הרצויים הוא מיותר. היכולת לבצע ולשפר באופן מיידי מאפשרת להגיע לרמה גבוהה יותר של אפיון. אפיון משופר תורם להגברת היעילות במערכת ולצמצום עלויות. המוח האנושי מתקשה במציאת פתרונות באופן המיידי, רק תהליכי עבודה חוזרים על ביצועים מאפשרים לקדם את הטכנולוגיה. לשיטה זו אנו קוראים "חשיבה רב שכבתית"  משמע- חשיבה ראשונית – ויישום מיידי, ניתוח של הקיים וישום מיידי-  ושוב ניתוח של הקיים וישום מיידי- -וכך הלאה והלאה. לדוגמה - תהליכי פיתוח מעבדי המחשב. שנים רבות עמלים מיטב המוחות לשפר את מהירויות העבודה ולמרות ההישגים, בכל פעם קם רעיון חדש המאפשר להוציא לשוק מעבד מהיר יותר וחזק יותר. בצעו השוואה בין מעבד פנטיום 1 , למעבד פנטיום 4  -- מהירויות העבודה הן שונות לחלוטין.כיום אנו משליכים לפח מחשבים עם מעבדי פנטיום 1. Reach-Out מאפשרת לארגון לבצע אפיון בשיטת "חשיבה רב שכבתית" המאפשרת לארגון לשפר תמידית את ביצועיו העיסקיים והחוסכת משמעותית במשאבים ארגוניים ובעלות שימוש כוללת של המערכת.כחלק מתהליך אפיון ועיצוב מסד הנתונים אנו משלבים כלים אוטומטיים המסייעים בתהליכי העבודה  Workflow.